A pályázati projekt zárásánál két külön időpontot kell kezelni: a fizikai és a pénzügyi befejezést. A kettő gyakran nem ugyanazon a napon történik. A projekt fizikailag akkor zárul, amikor az utolsó támogatott tevékenység a felhívás és a támogatási szerződés szerint ténylegesen megvalósult. Pénzügyileg csak ezt követően tekinthető befejezettnek, amikor a projekthez tartozó bizonylatok kifizetése is megtörtént. A két fogalom összekeverése határidő-, számla- és záróelszámolási hibákhoz vezethet.
Rövid válasz
Fizikailag akkor befejezett a projekt, ha valamennyi támogatott tevékenység teljesült, és elérkezett az utolsó támogatott tevékenység fizikai teljesítésének napja. Pénzügyileg akkor befejezett, ha a projekt már fizikailag befejezett, és a megvalósítás során keletkezett bizonylatok kifizetése is megtörtént; szállítói finanszírozásnál az előírt önerő szállító részére történő megfizetése is releváns.
1. Mit jelent a projekt fizikai befejezése?
Az ÁÚF 21-27 szerint a projekt akkor fizikailag befejezett, ha a projekt keretében támogatott valamennyi tevékenység a támogatói okiratban vagy támogatási szerződésben meghatározottak szerint, a felhívás feltételeinek megfelelően teljesült. A fizikai befejezés napja az utolsó támogatott tevékenység fizikai teljesítésének napja.
Ez nem feltétlenül az utolsó számla kelte, és nem is az utolsó banki átutalás napja. A fizikai teljesítés dátumát a tevékenység jellege határozza meg.
2. Milyen dátum lehet a fizikai befejezés napja?
Az ÁÚF példákat ad az egyes tevékenységtípusokra. Többek között:
- Eszközbeszerzés és hardveres IT-fejlesztés: az üzembe helyezés dátuma, illetve a számla kelte/teljesítése közül a későbbi dátum.
- Ingatlanfejlesztés: engedélyköteles beruházásnál a használatbavételhez kapcsolódó jogerős engedélyben meghatározott időpont, nem engedélyköteles építésnél a műszaki átadás-átvétel lezárása.
- Tanácsadás: a megbízó által aláírt teljesítésigazolás napja.
- Képzés: a képzés teljesítését igazoló dokumentum kiállításának napja.
- Szoftver, honlap, licenc, know-how: a teljesítést igazoló dokumentum kiállításának napja.
- Folyamatos teljesítés: a projektben meghatározott időtartamhoz kapcsolódó számlák teljesítése.
- Könyvvizsgálat: a teljesítés napja.
Az irányító hatóság a felhívásban ettől eltérő vagy speciális szabályt is meghatározhat. Emiatt egy projekt zárása előtt érdemes költségtípusonként végigmenni azon, mi minősül az adott tevékenység fizikai teljesítésének.
3. Mit jelent a projekt pénzügyi befejezése?
A projekt pénzügyileg akkor zárul le, ha fizikailag már befejezett, és a megvalósítás során keletkezett elszámoló bizonylatok kifizetése megtörtént. A pénzügyi befejezés tehát egy későbbi állapot: a szakmai teljesítés mellett a projekt pénzügyi kötelezettségei is rendezettek.
Ezért teljesen szabályos helyzet lehet, hogy a gép üzembe helyezése és ezzel a fizikai befejezés szeptember 30-án megtörténik, a szállítói számla pedig a fizetési határidő alapján csak októberben kerül kiegyenlítésre. A pontosan megengedett időbeli keretet azonban a felhívás és a záró kifizetési kérelem benyújtási határideje korlátozza.
4. A fizikai befejezési határidőig a költségnek fel is kell merülnie
Az Elszámolási Útmutató szerint főszabály szerint azok a költségek számolhatók el, amelyek az elszámolhatósági időszakban, ezen belül a támogatási szerződésben rögzített projekt fizikai befejezési határidejéig felmerültek. A szállítói finanszírozással érintett tételek kivételével a kedvezményezettnek a költségeket ténylegesen ki is kell fizetnie.
Időszakos elszámolású számláknál előfordulhat, hogy az Áfa tv. szerinti teljesítési nap későbbi a fizikai befejezésnél. Ilyen esetben az Elszámolási Útmutató külön szabályt tartalmaz a számla kiállítási dátumára. Ez jól mutatja, hogy a projektzárásnál a „számla dátuma” önmagában nem elegendő ellenőrzési pont.
5. Könyvvizsgálatnál lehet speciális kivétel
Az Elszámolási Útmutató 6.0 külön kezeli a könyvvizsgálói tevékenység költségét: annak teljesítése és kifizetése bizonyos esetben a projekt fizikai befejezése és a záró kifizetési kérelem benyújtása közötti időszakra is eshet. Ez logikus, hiszen a záráshoz szükséges könyvvizsgálat sokszor csak a projekt szakmai megvalósulását követően végezhető el.
6. Mikor kell beadni a záró kifizetési kérelmet?
A határidőt mindig a konkrét felhívás tartalmazza. A GINOP Plusz-1.2.4-25 és a GINOP Plusz-2.1.3-24 például a projekt fizikai befejezését követő 60 napos határidőt rögzít a záró kifizetési kérelem benyújtására, egyben abszolút végső dátumot is meghatároz. Más konstrukció eltérő határidőt alkalmazhat.
Gyakorlati következtetés: a projekt pénzügyi zárását nem szabad az utolsó napokra hagyni. A fizikai befejezéskor már legyen ütemezve minden hátralévő számla, kifizetés, teljesítésigazolás és a záró dokumentáció összeállítása.
A leggyakoribb zárási hibák
Mire figyeljünk projektzárásnál?
- Az utolsó számla keltét automatikusan fizikai befejezésnek tekintik, miközben az eszköz üzembe helyezése vagy a szolgáltatás teljesítésigazolása későbbi.
- A projekt fizikailag már befejezett, de a nyilvántartásokban továbbra is olyan támogatott tevékenység szerepel, amelyhez nincs lezárt teljesítés.
- A záráskor derül ki, hogy valamely számla fizetési határideje túlnyúlik a záró kifizetési kérelem beadási lehetőségén.
- A könyvelésben, tárgyi eszköz nyilvántartásban és a pályázati dokumentációban eltérnek a teljesítési vagy üzembe helyezési dátumok.
- A kedvezményezett összekeveri a fizikai befejezést, a pénzügyi befejezést és a projekt végleges intézményrendszeri lezárását.
Gyakori kérdések
Lehet a számla kifizetése a fizikai befejezés után?
Igen, ez sok projektben előfordulhat, de a kifizetésnek és a záró kérelemnek bele kell férnie a felhívás és az elszámolási szabályok által megengedett időbe.
Az utolsó banki átutalás napja a projekt befejezése?
A pénzügyi befejezéshez releváns lehet, de a fizikai befejezés ettől elkülönül. A fizikai befejezés az utolsó támogatott tevékenység tényleges teljesítéséhez kötődik.
Eszközbeszerzésnél melyik dátum számít?
Az ÁÚF főszabálya szerint az üzembe helyezés dátuma és a számla kelte/teljesítése közül a későbbi lehet a fizikai befejezéshez releváns dátum, de a konkrét felhívás eltérhet.
A záró kifizetési kérelem beadása után még lehet projektköltség?
Főszabály szerint nem érdemes erre építeni. A költségnek és annak alátámasztásának a felhívásban és az Elszámolási Útmutatóban meghatározott időszakhoz kell igazodnia; speciális kivétel például egyes könyvvizsgálói költségeknél lehet.
Összefoglalás
A fizikai befejezés szakmai-műszaki fogalom: azt mutatja meg, mikor valósult meg az utolsó támogatott tevékenység. A pénzügyi befejezés ennél későbbi állapot, amikor a projekthez kapcsolódó bizonylatok pénzügyi rendezése is megtörtént. A záróelszámolás biztonságos előkészítéséhez ezért külön kell vezetni a teljesítési, üzembe helyezési, számla-, fizetési és záró kérelem határidőket.
ActiveTender tipp: a jogosultsági és elszámolási kockázatokat érdemes még a támogatási kérelem beadása előtt átvilágítani. Egy korai ellenőrzéssel sok olyan hiba kiszűrhető, amelyet később már hiánypótlással sem lehet biztonságosan korrigálni.
Felhasznált források
- Általános Útmutató a 2021–2027-es programozási időszakban meghirdetett felhívásokhoz (ÁÚF 21-27), 10. verzió – 8.6. fejezet: A projekt fizikai befejezése.
- Elszámolási Útmutató 2021–2027, 6.0 verzió, 2026. április – 2.3.2.13–2.3.2.13a pont.
- GINOP Plusz-1.2.4-25 felhívás – projekt fizikai és pénzügyi befejezése, záró kifizetési kérelem határideje.
- GINOP Plusz-2.1.3-24 felhívás – projektvégrehajtási és zárási szabályok.
Fontos: a cikk általános tájékoztatást ad. Egy konkrét támogatási kérelemnél mindig az adott felhívás, annak mellékletei, a hatályos ÁÚF, az Elszámolási Útmutató, az alkalmazandó állami támogatási szabályok, valamint a támogatási szerződés/támogatói okirat együttes vizsgálata szükséges. Ha a felhívás az általános szabálynál szigorúbb vagy speciális feltételt ír elő, a felhívás szabálya az irányadó.
Vélemény, hozzászólás?