Kategória: Projektkezdés, megvalósítás és befejezés

A pályázati projekt zárásánál két külön időpontot kell kezelni: a fizikai és a pénzügyi befejezést. A kettő gyakran nem ugyanazon a napon történik. A projekt fizikailag akkor zárul, amikor az utolsó támogatott tevékenység a felhívás és a támogatási szerződés szerint ténylegesen megvalósult. Pénzügyileg csak ezt követően tekinthető befejezettnek, amikor a projekthez tartozó bizonylatok kifizetése is megtörtént. A két fogalom összekeverése határidő-, számla- és záróelszámolási hibákhoz vezethet.

Rövid válasz

Fizikailag akkor befejezett a projekt, ha valamennyi támogatott tevékenység teljesült, és elérkezett az utolsó támogatott tevékenység fizikai teljesítésének napja. Pénzügyileg akkor befejezett, ha a projekt már fizikailag befejezett, és a megvalósítás során keletkezett bizonylatok kifizetése is megtörtént; szállítói finanszírozásnál az előírt önerő szállító részére történő megfizetése is releváns.

1. Mit jelent a projekt fizikai befejezése?

Az ÁÚF 21-27 szerint a projekt akkor fizikailag befejezett, ha a projekt keretében támogatott valamennyi tevékenység a támogatói okiratban vagy támogatási szerződésben meghatározottak szerint, a felhívás feltételeinek megfelelően teljesült. A fizikai befejezés napja az utolsó támogatott tevékenység fizikai teljesítésének napja.

Ez nem feltétlenül az utolsó számla kelte, és nem is az utolsó banki átutalás napja. A fizikai teljesítés dátumát a tevékenység jellege határozza meg.

2. Milyen dátum lehet a fizikai befejezés napja?

Az ÁÚF példákat ad az egyes tevékenységtípusokra. Többek között:

• Eszközbeszerzés és hardveres IT-fejlesztés: az üzembe helyezés dátuma, illetve a számla kelte/teljesítése közül a későbbi dátum.
• Ingatlanfejlesztés: engedélyköteles beruházásnál a használatbavételhez kapcsolódó jogerős engedélyben meghatározott időpont, nem engedélyköteles építésnél a műszaki átadás-átvétel lezárása.
• Tanácsadás: a megbízó által aláírt teljesítésigazolás napja.
• Képzés: a képzés teljesítését igazoló dokumentum kiállításának napja.
• Szoftver, honlap, licenc, know-how: a teljesítést igazoló dokumentum kiállításának napja.
• Folyamatos teljesítés: a projektben meghatározott időtartamhoz kapcsolódó számlák teljesítése.
• Könyvvizsgálat: a teljesítés napja.

Az irányító hatóság a felhívásban ettől eltérő vagy speciális szabályt is meghatározhat. Emiatt egy projekt zárása előtt érdemes költségtípusonként végigmenni azon, mi minősül az adott tevékenység fizikai teljesítésének.

3. Mit jelent a projekt pénzügyi befejezése?

A projekt pénzügyileg akkor zárul le, ha fizikailag már befejezett, és a megvalósítás során keletkezett elszámoló bizonylatok kifizetése megtörtént. A pénzügyi befejezés tehát egy későbbi állapot: a szakmai teljesítés mellett a projekt pénzügyi kötelezettségei is rendezettek.

Ezért teljesen szabályos helyzet lehet, hogy a gép üzembe helyezése és ezzel a fizikai befejezés szeptember 30-án megtörténik, a szállítói számla pedig a fizetési határidő alapján csak októberben kerül kiegyenlítésre. A pontosan megengedett időbeli keretet azonban a felhívás és a záró kifizetési kérelem benyújtási határideje korlátozza.

4. A fizikai befejezési határidőig a költségnek fel is kell merülnie

Az Elszámolási Útmutató szerint főszabály szerint azok a költségek számolhatók el, amelyek az elszámolhatósági időszakban, ezen belül a támogatási szerződésben rögzített projekt fizikai befejezési határidejéig felmerültek. A szállítói finanszírozással érintett tételek kivételével a kedvezményezettnek a költségeket ténylegesen ki is kell fizetnie.

Időszakos elszámolású számláknál előfordulhat, hogy az Áfa tv. szerinti teljesítési nap későbbi a fizikai befejezésnél. Ilyen esetben az Elszámolási Útmutató külön szabályt tartalmaz a számla kiállítási dátumára. Ez jól mutatja, hogy a projektzárásnál a „számla dátuma” önmagában nem elegendő ellenőrzési pont.

5. Könyvvizsgálatnál lehet speciális kivétel

Az Elszámolási Útmutató 6.0 külön kezeli a könyvvizsgálói tevékenység költségét: annak teljesítése és kifizetése bizonyos esetben a projekt fizikai befejezése és a záró kifizetési kérelem benyújtása közötti időszakra is eshet. Ez logikus, hiszen a záráshoz szükséges könyvvizsgálat sokszor csak a projekt szakmai megvalósulását követően végezhető el.

6. Mikor kell beadni a záró kifizetési kérelmet?

A határidőt mindig a konkrét felhívás tartalmazza. A GINOP Plusz-1.2.4-25 és a GINOP Plusz-2.1.3-24 például a projekt fizikai befejezését követő 60 napos határidőt rögzít a záró kifizetési kérelem benyújtására, egyben abszolút végső dátumot is meghatároz. Más konstrukció eltérő határidőt alkalmazhat.

Gyakorlati következtetés: a projekt pénzügyi zárását nem szabad az utolsó napokra hagyni. A fizikai befejezéskor már legyen ütemezve minden hátralévő számla, kifizetés, teljesítésigazolás és a záró dokumentáció összeállítása.

A leggyakoribb zárási hibák

Összefoglalás

A fizikai befejezés szakmai-műszaki fogalom: azt mutatja meg, mikor valósult meg az utolsó támogatott tevékenység. A pénzügyi befejezés ennél későbbi állapot, amikor a projekthez kapcsolódó bizonylatok pénzügyi rendezése is megtörtént. A záróelszámolás biztonságos előkészítéséhez ezért külön kell vezetni a teljesítési, üzembe helyezési, számla-, fizetési és záró kérelem határidőket.

ActiveTender tipp: a jogosultsági és elszámolási kockázatokat érdemes még a támogatási kérelem beadása előtt átvilágítani. Egy korai ellenőrzéssel sok olyan hiba kiszűrhető, amelyet később már hiánypótlással sem lehet biztonságosan korrigálni.

Egy beruházás előkészítését nem lehet a támogatási kérelem beadásának napján elkezdeni. Addigra jellemzően már műszaki tartalom, költségvetés, árajánlatok, engedélyek és megvalósítási terv szükséges. Ugyanakkor számos pályázatnál a beadás előtti projektkezdés kizáró kockázat. A kulcs ezért az előkészítés és a tényleges megvalósítás elválasztása: információt gyűjteni, terveztetni és piacot felmérni általában lehet, de visszavonhatatlan megrendelést vagy a beruházás tényleges végrehajtását elindítani már veszélyes lehet.

Rövid válasz

Az ÁÚF 21-27 alapján a projekt-előkészítési tevékenység nem minősül a projekt megkezdésének. Ide tartozhatnak többek között tanulmányok, műszaki tervek, engedélyezési dokumentumok, igény- és szükségletfelmérések, piackutatás, beszerzés-előkészítés és egyes szakértői feladatok. A támogatott eszköz vagy szolgáltatás jogilag kötelező megrendelése, az építés tényleges vagy visszavonhatatlan megindítása, illetve a támogatott tevékenység végrehajtása viszont már projektkezdést jelenthet.

1. Projektelőkészítés: ez a legfontosabb biztonságos kör

Az Elszámolási Útmutató 6.0 részletesen felsorolja azokat a tevékenységeket, amelyek projektelőkészítésként jelenhetnek meg. Ezek közé tartozhatnak:

• megvalósíthatósági tanulmány és más kötelező előzetes tanulmányok;
• környezeti vizsgálatok és szakvélemények;
• engedélyezési dokumentumok, műszaki tervek, kiviteli és tendertervek;
• közbeszerzési vagy beszerzési eljárás előkészítéséhez és lebonyolításához kapcsolódó szakértői feladatok;
• előzetes igényfelmérés, célcsoport-elemzés, piackutatás;
• szükségletfelmérés és helyzetfeltárás;
• érintettek bevonásához kapcsolódó előkészítő tevékenységek;
• előkészítéshez kapcsolódó egyéb szakértői tanácsadás.

Ezek elvégzése tehát főszabály szerint nem teszi a projektet megkezdetté. Ettől külön kérdés, hogy a költségük elszámolható-e. Egyes felhívások engedik a beadást megelőző előkészítési költségeket, mások szűkebb időablakot vagy alacsonyabb százalékos korlátot határoznak meg.

2. Árajánlatot kérni lehet – kötelező megrendelést adni már nem ugyanaz

A pályázat költségvetéséhez és a piaci ár alátámasztásához sok esetben már beadás előtt szükség van árajánlatokra. Az ajánlatkérés, az ajánlatok összehasonlítása és a műszaki tartalom egyeztetése tipikusan előkészítés. A határ akkor léphető át, amikor a pályázó az ajánlatot úgy fogadja el, hogy abból jogilag kötelező megrendelés jön létre.

Biztonságosabb gyakorlat: az ajánlatkérés és az ajánlat ne tartalmazzon olyan automatikus elfogadási vagy megrendelési mechanizmust, amely a támogatási kérelem beadása előtt visszavonhatatlan kötelezettséget hoz létre.

3. Műszaki tervezés és engedélyezés általában mehet előre

Építési vagy infrastrukturális projektnél különösen gyakori, hogy a pályázathoz már jelentős előkészítettség szükséges. A műszaki tervek, engedélyezési dokumentációk, hatósági eljárások és költségvetések elkészítése előkészítésnek minősülhet. Arra azonban figyelni kell, hogy a kivitelezésre vonatkozó első visszavonhatatlan kötelezettségvállalás vagy az építési napló első bejegyzése már projektkezdés lehet.

4. Beszerzési eljárás előkészíthető, de a szerződéses kötelezettség kockázatos

A közbeszerzési vagy más beszerzési eljárás szakmai előkészítése, dokumentációjának elkészítése és – a konkrét felhívás, valamint a közbeszerzési szabályok figyelembevételével – az eljárás megindítása nem feltétlenül azonos a támogatott tevékenység megkezdésével. A döntő kérdés az, hogy létrejött-e a projekt megvalósítására irányuló visszavonhatatlan jogi kötelezettség.

A támogatói döntés előtti beszerzés ugyanakkor saját kockázatra történik. Ha a pályázat végül nem kap támogatást, az addig vállalt kötelezettségek finanszírozása a pályázót terheli.

5. Felfüggesztő feltételes szerződés lehet megoldás, de nem automatikus menlevél

Az ÁÚF kezeli azt az esetet, amikor egy szerződés aláírása és hatálybalépése eltérő időpont. Ha a szerződés felfüggesztő feltételt tartalmaz, a projekt megkezdésének a hatálybalépés vagy a feltétel bekövetkezésének napja minősülhet. Elméletileg tehát lehet olyan, beadás előtt aláírt szerződés, amely csak később válik hatályossá.

Ezt azonban nem érdemes sablonmegoldásként használni. Az ösztönző hatásra vonatkozó állami támogatási szabályok, a konkrét felhívás és a szerződés tényleges tartalma együtt döntik el, hogy a konstrukció elfogadható-e. Egy rosszul megfogalmazott feltételes szerződés ugyanúgy előzetes kötelezettségvállalásnak minősülhet.

6. Mely lépések jelentenek tipikusan magas kockázatot beadás előtt?

7. Az előkészítés költsége elszámolható is lehet – de csak ha a felhívás engedi

Fontos különbség, hogy „nem minősül projektkezdésnek” és „elszámolható költség” nem ugyanaz. Az Elszámolási Útmutató általánosan felsorolja az előkészítés lehetséges költségeit, de az adott felhívás szűkítheti a kört, százalékos korlátot írhat elő, vagy meghatározhatja, mennyivel a beadás előtt felmerült költség fogadható el.

A DIMOP Plusz-2.1.1-24 például kifejezetten rögzíti, hogy bizonyos projektelőkészítési költségek a támogatási kérelem benyújtását megelőzően is felmerülhetnek, és az adott konstrukció 12 hónapos visszamenőleges időszakot engedett. Ez jó példa arra, miért nem szabad egy program szabályát automatikusan másik pályázatra átvinni.

Mit érdemes beadás előtt dokumentálni?

Összefoglalás

A pályázat beadása előtt a projekt szakmai és adminisztratív előkészítése jellemzően elvégezhető: lehet terveket készíteni, engedélyeket beszerezni, piacot felmérni, árajánlatokat kérni és a beszerzést előkészíteni. A határvonalat a megvalósításra irányuló jogilag kötelező döntések jelentik. A biztonságos időzítéshez minden beadás előtti megrendelést, kivitelezési vagy szolgáltatási szerződést érdemes abból a szempontból ellenőrizni, hogy nem hoz-e létre a támogatott projektre vonatkozó visszavonhatatlan kötelezettséget.

ActiveTender tipp: a jogosultsági és elszámolási kockázatokat érdemes még a támogatási kérelem beadása előtt átvilágítani. Egy korai ellenőrzéssel sok olyan hiba kiszűrhető, amelyet később már hiánypótlással sem lehet biztonságosan korrigálni.

A projekt megkezdésének időpontja nem adminisztratív részlet. Számos pályázatnál támogatás nem igényelhető olyan beruházásra, amelyet a támogatási kérelem benyújtása előtt már megkezdtek. A kockázatot az okozza, hogy a projekt nem feltétlenül akkor „kezdődik”, amikor a gép megérkezik vagy a kivitelező munkába áll. Már egy jogilag kötelező megrendelés, egy hatályba lépő szerződés vagy az építési napló első bejegyzése is projektkezdés lehet. Ezért a beadás előtti szerződéses lépéseket különösen körültekintően kell időzíteni.

Rövid válasz

Az ÁÚF 21-27 szerint a támogatott projekt megkezdésének a projekt különböző tevékenységeihez meghatározott kezdő események közül a legkorábbi időpont minősül. Eszközbeszerzésnél ez tipikusan az első jogilag kötelező megrendelés, építésnél az építési napló első bejegyzése vagy az első visszavonhatatlan kötelezettségvállalás, szolgáltatásnál pedig az előzetes megrendelés vagy az első szerződés hatálybalépése lehet.

1. Miért ennyire fontos a projektkezdés időpontja?

A GINOP Plusz több felhívása kifejezetten rögzíti, hogy a támogatási kérelem benyújtását megelőzően megkezdett projekthez nem igényelhető támogatás. Ha az irányító hatóság azt állapítja meg, hogy a projekt korábban megkezdődött, annak következménye a támogatási kérelem elutasítása, már támogatott projekt esetén pedig a támogatás visszavonása is lehet.

Ez az úgynevezett ösztönző hatás logikájával is összefügg: a támogatásnak a beruházási döntésre kell hatnia, nem pedig egy már visszafordíthatatlanul elindított beruházást kell utólag finanszíroznia. A pontos szabály azonban felhívásonként és állami támogatási kategóriánként eltérhet, ezért mindig a konkrét konstrukciót kell elsődlegesen ellenőrizni.

2. Eszközbeszerzésnél mi számít projektkezdésnek?

Tárgyi eszköz, forgóeszköz vagy immateriális jószág beszerzésénél az ÁÚF sorrendet állít fel. A projektkezdés időpontja a következők közül a legkorábbi releváns dátum:

• Első jogilag kötelező megrendelés napja: a megrendelés akkor tekinthető a kedvezményezettre jogilag kötelezőnek, ha azt a szolgáltató vagy szállító visszaigazolja.
• Szerződés létrejöttének napja: ha nincs előzetes megrendelés, a jogilag kötelező szerződés létrejötte lehet a kezdő időpont.
• Átvétel napja: ha sem megrendelés, sem szerződés nincs, az első beszerzett gép, berendezés, anyag vagy termék szállítását igazoló okmányon a beruházó által aláírással igazolt átvételi nap számíthat.

A gyakorlatban ezért nem a dokumentum elnevezése a döntő. Egy „szándéknyilatkozatnak” nevezett dokumentum is kockázatos lehet, ha valójában kötelező megrendelést tartalmaz, míg egy valóban nem kötelező ajánlatkérés vagy árajánlat elfogadása nélküli piackutatás tipikusan nem azonos a beszerzés megkezdésével.

3. Építési beruházásnál mikor indul a projekt?

Építési beruházási tevékenységet tartalmazó projekt esetén a projektkezdet az építési naplóba történő első bejegyzés vagy az építésre vonatkozó első visszavonhatatlan kötelezettségvállalás időpontja közül a korábbi. Ez azt jelenti, hogy a tényleges helyszíni munkavégzés megkezdése előtt is létrejöhet olyan kötelező jogi helyzet, amely már projektkezdésnek minősül.

Különösen figyeljünk: a kivitelezési szerződés időzítésére, a hatálybalépési feltételekre, a munkaterület-átadásra és az e-építési napló bejegyzéseire.

4. Szolgáltatásnál a megrendelés vagy a szerződés hatálybalépése számít

Szolgáltatás vagy más támogatott tevékenység esetén, ha a szerződéskötést megelőzően megrendelés történik, a megrendelés időpontja számít. Előzetes megrendelés hiányában az első megvalósítási szerződés hatálybalépésének napja a projektkezdés. Emiatt egy tanácsadási, fejlesztési, képzési vagy más szolgáltatási szerződésnél nemcsak az aláírás dátuma, hanem a szerződés hatálybalépési rendelkezése is lényeges lehet.

5. Saját teljesítésnél is van kezdő időpont

Ha a kedvezményezett saját szervezetén belül valósít meg beruházást vagy szolgáltatást, az ÁÚF külön szabályokat alkalmaz. Építésnél az építési napló első bejegyzése, oktatásnál, képzésnél vagy rendezvénynél az első esemény napja lehet a kezdés. Egyéb saját teljesítésnél többek között a nem előkészítési költségnek minősülő bizonylat fizikai teljesítése, kiállítása vagy kiegyenlítése közül a legkorábbi időpont, illetve a projektfeladat kezdetét rögzítő munkaköri leírás vagy munkáltatói utasítás is releváns lehet.

6. Több tevékenységből álló projektben a legkorábbi kezdés dönt

Ha a projekt több célterületet vagy többféle tevékenységet tartalmaz, nem lehet minden részprojektet külön kezelni. A teljes projekt kezdési időpontja az egyes tevékenységek kezdő eseményei közül a legkorábbi. Konzorciumban ugyanez projektszinten értendő: ha bármelyik tag egy támogatott tevékenységet korábban megkezd, az a teljes projekt kezdési időpontját befolyásolhatja.

7. Keretszerződés és felfüggesztő feltétel: külön szabály

Meglévő keretszerződés vagy keretmegállapodás önmagában nem feltétlenül jelenti a projekt megkezdését. Az ÁÚF szerint ilyenkor az adott projektre kötött külön kiegészítő megállapodás hatálybalépése vagy – ennek hiányában – az egyedi megrendelés létrejöttének dátuma lehet a kezdés.

Felfüggesztő hatályú szerződésnél, ha a szerződés hatálybalépése az aláírástól eltérő időpont vagy feltétel bekövetkeztéhez kötött, a projektkezdés főszabály szerint a hatálybalépés vagy a feltétel bekövetkeztének napja lehet. Ez azonban érzékeny terület: a szerződés szövegét és az alkalmazandó állami támogatási szabályt beadás előtt célszerű külön ellenőrizni.

8. Mi nem minősül projektkezdésnek?

Az ÁÚF kifejezetten kimondja, hogy a projekt-előkészítési tevékenység nem tekintendő projektkezdésnek. Szintén nem minősül kezdésnek a földterület megvásárlása, ha az nem képezi a beruházás elszámolható költségét. Az, hogy egy tevékenység nem indítja el a projektet, nem jelenti automatikusan azt is, hogy annak költsége elszámolható: ezt mindig a felhívás és az Elszámolási Útmutató határozza meg.

Projektkezdési ellenőrzőlista beadás előtt

Összefoglalás

A projekt megkezdését mindig a valós gazdasági és jogi események alapján kell meghatározni. Eszköznél a kötelező megrendelés, építésnél az első naplóbejegyzés vagy visszavonhatatlan kötelezettség, szolgáltatásnál a megrendelés vagy a szerződés hatálybalépése lehet a döntő. Több tevékenységből álló projekt esetén a legkorábbi időpont számít. A beadás előtti projektkezdés kockázata miatt minden kötelező megrendelést és szerződést érdemes még aláírás előtt pályázati szempontból is ellenőrizni.

ActiveTender tipp: a jogosultsági és elszámolási kockázatokat érdemes még a támogatási kérelem beadása előtt átvilágítani. Egy korai ellenőrzéssel sok olyan hiba kiszűrhető, amelyet később már hiánypótlással sem lehet biztonságosan korrigálni.