Mit lehet megtenni a pályázat beadása előtt anélkül, hogy a projekt megkezdettnek minősülne?

Egy beruházás előkészítését nem lehet a támogatási kérelem beadásának napján elkezdeni. Addigra jellemzően már műszaki tartalom, költségvetés, árajánlatok, engedélyek és megvalósítási terv szükséges. Ugyanakkor számos pályázatnál a beadás előtti projektkezdés kizáró kockázat. A kulcs ezért az előkészítés és a tényleges megvalósítás elválasztása: információt gyűjteni, terveztetni és piacot felmérni általában lehet, de visszavonhatatlan megrendelést vagy a beruházás tényleges végrehajtását elindítani már veszélyes lehet.

Rövid válasz

Az ÁÚF 21-27 alapján a projekt-előkészítési tevékenység nem minősül a projekt megkezdésének. Ide tartozhatnak többek között tanulmányok, műszaki tervek, engedélyezési dokumentumok, igény- és szükségletfelmérések, piackutatás, beszerzés-előkészítés és egyes szakértői feladatok. A támogatott eszköz vagy szolgáltatás jogilag kötelező megrendelése, az építés tényleges vagy visszavonhatatlan megindítása, illetve a támogatott tevékenység végrehajtása viszont már projektkezdést jelenthet.

1. Projektelőkészítés: ez a legfontosabb biztonságos kör

Az Elszámolási Útmutató 6.0 részletesen felsorolja azokat a tevékenységeket, amelyek projektelőkészítésként jelenhetnek meg. Ezek közé tartozhatnak:

• megvalósíthatósági tanulmány és más kötelező előzetes tanulmányok;
• környezeti vizsgálatok és szakvélemények;
• engedélyezési dokumentumok, műszaki tervek, kiviteli és tendertervek;
• közbeszerzési vagy beszerzési eljárás előkészítéséhez és lebonyolításához kapcsolódó szakértői feladatok;
• előzetes igényfelmérés, célcsoport-elemzés, piackutatás;
• szükségletfelmérés és helyzetfeltárás;
• érintettek bevonásához kapcsolódó előkészítő tevékenységek;
• előkészítéshez kapcsolódó egyéb szakértői tanácsadás.

Ezek elvégzése tehát főszabály szerint nem teszi a projektet megkezdetté. Ettől külön kérdés, hogy a költségük elszámolható-e. Egyes felhívások engedik a beadást megelőző előkészítési költségeket, mások szűkebb időablakot vagy alacsonyabb százalékos korlátot határoznak meg.

2. Árajánlatot kérni lehet – kötelező megrendelést adni már nem ugyanaz

A pályázat költségvetéséhez és a piaci ár alátámasztásához sok esetben már beadás előtt szükség van árajánlatokra. Az ajánlatkérés, az ajánlatok összehasonlítása és a műszaki tartalom egyeztetése tipikusan előkészítés. A határ akkor léphető át, amikor a pályázó az ajánlatot úgy fogadja el, hogy abból jogilag kötelező megrendelés jön létre.

Biztonságosabb gyakorlat: az ajánlatkérés és az ajánlat ne tartalmazzon olyan automatikus elfogadási vagy megrendelési mechanizmust, amely a támogatási kérelem beadása előtt visszavonhatatlan kötelezettséget hoz létre.

3. Műszaki tervezés és engedélyezés általában mehet előre

Építési vagy infrastrukturális projektnél különösen gyakori, hogy a pályázathoz már jelentős előkészítettség szükséges. A műszaki tervek, engedélyezési dokumentációk, hatósági eljárások és költségvetések elkészítése előkészítésnek minősülhet. Arra azonban figyelni kell, hogy a kivitelezésre vonatkozó első visszavonhatatlan kötelezettségvállalás vagy az építési napló első bejegyzése már projektkezdés lehet.

4. Beszerzési eljárás előkészíthető, de a szerződéses kötelezettség kockázatos

A közbeszerzési vagy más beszerzési eljárás szakmai előkészítése, dokumentációjának elkészítése és – a konkrét felhívás, valamint a közbeszerzési szabályok figyelembevételével – az eljárás megindítása nem feltétlenül azonos a támogatott tevékenység megkezdésével. A döntő kérdés az, hogy létrejött-e a projekt megvalósítására irányuló visszavonhatatlan jogi kötelezettség.

A támogatói döntés előtti beszerzés ugyanakkor saját kockázatra történik. Ha a pályázat végül nem kap támogatást, az addig vállalt kötelezettségek finanszírozása a pályázót terheli.

5. Felfüggesztő feltételes szerződés lehet megoldás, de nem automatikus menlevél

Az ÁÚF kezeli azt az esetet, amikor egy szerződés aláírása és hatálybalépése eltérő időpont. Ha a szerződés felfüggesztő feltételt tartalmaz, a projekt megkezdésének a hatálybalépés vagy a feltétel bekövetkezésének napja minősülhet. Elméletileg tehát lehet olyan, beadás előtt aláírt szerződés, amely csak később válik hatályossá.

Ezt azonban nem érdemes sablonmegoldásként használni. Az ösztönző hatásra vonatkozó állami támogatási szabályok, a konkrét felhívás és a szerződés tényleges tartalma együtt döntik el, hogy a konstrukció elfogadható-e. Egy rosszul megfogalmazott feltételes szerződés ugyanúgy előzetes kötelezettségvállalásnak minősülhet.

6. Mely lépések jelentenek tipikusan magas kockázatot beadás előtt?

7. Az előkészítés költsége elszámolható is lehet – de csak ha a felhívás engedi

Fontos különbség, hogy „nem minősül projektkezdésnek” és „elszámolható költség” nem ugyanaz. Az Elszámolási Útmutató általánosan felsorolja az előkészítés lehetséges költségeit, de az adott felhívás szűkítheti a kört, százalékos korlátot írhat elő, vagy meghatározhatja, mennyivel a beadás előtt felmerült költség fogadható el.

A DIMOP Plusz-2.1.1-24 például kifejezetten rögzíti, hogy bizonyos projektelőkészítési költségek a támogatási kérelem benyújtását megelőzően is felmerülhetnek, és az adott konstrukció 12 hónapos visszamenőleges időszakot engedett. Ez jó példa arra, miért nem szabad egy program szabályát automatikusan másik pályázatra átvinni.

Mit érdemes beadás előtt dokumentálni?

Összefoglalás

A pályázat beadása előtt a projekt szakmai és adminisztratív előkészítése jellemzően elvégezhető: lehet terveket készíteni, engedélyeket beszerezni, piacot felmérni, árajánlatokat kérni és a beszerzést előkészíteni. A határvonalat a megvalósításra irányuló jogilag kötelező döntések jelentik. A biztonságos időzítéshez minden beadás előtti megrendelést, kivitelezési vagy szolgáltatási szerződést érdemes abból a szempontból ellenőrizni, hogy nem hoz-e létre a támogatott projektre vonatkozó visszavonhatatlan kötelezettséget.

ActiveTender tipp: a jogosultsági és elszámolási kockázatokat érdemes még a támogatási kérelem beadása előtt átvilágítani. Egy korai ellenőrzéssel sok olyan hiba kiszűrhető, amelyet később már hiánypótlással sem lehet biztonságosan korrigálni.