Mikor számolható el egy költség EU-s pályázatban? Az alapelvek közérthetően

Attól, hogy egy kiadás szakmailag hasznos a vállalkozásnak, még nem biztos, hogy pályázati szempontból elszámolható. Az EU-s támogatásoknál egyszerre több feltételnek kell megfelelni: a költséget engednie kell a felhívásnak, a megfelelő időszakban kell felmerülnie, szükségesnek kell lennie a projekthez, szerepelnie kell az elfogadott költségvetésben, piaci árúnak és megfelelően dokumentáltnak kell lennie, továbbá nem ütközhet nem elszámolhatósági vagy kettős finanszírozási tilalomba. A biztos elszámolás ezért nem a számlánál kezdődik, hanem már a projekt tervezésénél.

Rövid válasz

Egy költség akkor számolható el biztonságosan, ha az adott felhívás szerint elszámolható költségtípusba tartozik, a projekt céljához szükséges és arányos, az elfogadott költségvetésben szerepel, az elszámolhatósági időszakban merül fel, a szükséges módon kifizetésre kerül, megfelel a piaci árnak, hiteles dokumentumok támasztják alá, és sem az Elszámolási Útmutató, sem a felhívás, sem az állami támogatási szabályok nem zárják ki.

1. Első kérdés: engedi-e a konkrét felhívás?

Az Elszámolási Útmutató keretszabályokat ad, de nem jelenti azt, hogy minden benne felsorolt költségtípus minden pályázatban elszámolható. Az irányító hatóság a felhívás céljához igazodva szűkítheti a költségek körét, további feltételeket, százalékos vagy összegszerű korlátokat határozhat meg.

Ezért az első ellenőrzés mindig a felhívás költségfejezete. Ha például az Elszámolási Útmutató általánosan ismer egy adott szolgáltatási költséget, de a célzott felhívás azt nem engedi, a projektben nem számolható el. Ugyanez fordítva is igaz: a felhívásban elszámolhatónak jelölt költség sem lehet elfogadható, ha magasabb szintű jogszabály vagy állami támogatási szabály kizárja.

Főszabály: az egymásra épülő szabályok közül a konkrét projektre alkalmazandó szigorúbb feltételt kell teljesíteni.

2. A költségnek a megfelelő elszámolhatósági időszakban kell felmerülnie

Az Elszámolási Útmutató általános időszakot határoz meg a 2021–2027-es programok költségeire, de a felhívások ezen belül szűkebb időszakot állapíthatnak meg. A projekt szintjén különösen fontos a támogatási kérelem beadása, a projekt megkezdése, a támogatási szerződésben rögzített fizikai befejezési határidő és a záró kifizetési kérelem időpontja.

Főszabály szerint az a költség számolható el, amely az elszámolhatósági időszakban és a projekt fizikai befejezési határidejéig felmerült. Egyes előkészítési költségeknél a felhívás megengedheti, hogy a költség már a támogatási kérelem benyújtása előtt felmerüljön. Más költségtípusnál viszont a beadás előtti kötelezettségvállalás akár a projekt tiltott megkezdését is eredményezheti.

3. A költségnek szükségesnek kell lennie a projekt céljához

Az Elszámolási Útmutató szerint csak olyan költség fogadható el, amely a projekt céljainak eléréséhez vagy végrehajtásához szükséges, és szerepel az elfogadott költségvetésben vagy annak hatályos módosításában. A kedvezményezett feladata annak alátámasztása, hogy a költség valóban a támogatott projekthez kapcsolódik.

Ez különösen fontos vegyes használatú költségeknél. Ha egy eszköz, szolgáltatás vagy munkavállalói ráfordítás csak részben szolgálja a projektet, jellemzően csak a projektre jutó arány számolható el. A teljes költség automatikus elszámolása ilyenkor túlfinanszírozást eredményezhet.

4. A költségnek szerepelnie kell az elfogadott költségvetésben

A pályázati költségvetés nem pusztán becslés, hanem az elszámolhatóság egyik alapja. Valós költség alapú elszámolásnál a releváns költségtípust a megfelelő költségvetési soron kell tervezni és elszámolni. Ha a megvalósítás során új költség merül fel, nem szabad abból kiindulni, hogy „ha szükséges, majd elszámoljuk”. Előfordulhat, hogy költségátcsoportosításra, változásbejelentésre vagy támogatási szerződés módosítására van szükség.

Az előre nem tervezett többletköltség is csak szigorú feltételekkel fogadható el: a projekt eredeti céljához és fenntarthatóságához elengedhetetlennek kell lennie, és a felmerülését okozó körülményeknek előre nem láthatónak kell lenniük.

5. Piaci ár: nem elég, hogy a számla valós

A költségelszámolás alapjául szolgáló egységár nem haladhatja meg a szokásos piaci árat. Ha az irányító hatóság árajánlatos alátámasztást ír elő, az Elszámolási Útmutató főszabály szerint legalább három, egymástól és a kedvezményezettől független ajánlattevőtől származó írásbeli ajánlatot követel. A pályázónak az ajánlattevők teljesítési alkalmasságát is dokumentáltan vizsgálnia kell.

A 6.0 verzió általános szabálya szerint a nettó 200 000 forintot meg nem haladó szállítói szerződésnél a kedvezményezett részéről nem szükséges piaciár-alátámasztás, de a felhívás vagy speciális szabály ettől eltérhet. Bizonyos kisebb tételeknél a dokumentumokat nem kell benyújtani, ugyanakkor helyszíni ellenőrzésen továbbra is vizsgálhatók.

Fontos: a három ajánlat nem önmagáért való formai követelmény. Az ajánlatoknak összehasonlítható műszaki tartalomra kell vonatkozniuk, és az ajánlattevők függetlenségét is ellenőrizni kell.

6. Nem független szállító költsége főszabály szerint nem elszámolható

Az Elszámolási Útmutató részletesen meghatározza, mikor nem tekinthető függetlennek egy ajánlattevő. Tulajdonosi, irányítási, képviseleti, munkáltatói és hozzátartozói kapcsolatok, illetve partner- vagy kapcsolt vállalkozási viszony is kizárhatja a függetlenséget. In-house beszerzés kivételével nem független ajánlattevővel kötött szerződéshez kapcsolódó költség főszabály szerint nem számolható el.

Ezért a piacfelmérésnél nem elég az árat vizsgálni. Már az ajánlatok bekérése előtt érdemes összeférhetetlenségi és kapcsolati ellenőrzést végezni.

7. Ténylegesen felmerült, a kedvezményezettet terhelő és megfelelően igazolt költség kell

Valós költség alapú elszámolásnál a költségnek ténylegesen fel kell merülnie, és a szükséges pénzügyi rendezésnek is meg kell történnie. A számla önmagában nem mindig elég: a kifizetési kérelemhez a költségtípustól függően szerződés, megrendelés, teljesítésigazolás, kifizetési bizonylat, eszköznyilvántartás, üzembe helyezési dokumentum, jelenléti ív vagy más alátámasztás is szükséges lehet.

A GINOP Plusz pénzügyi tájékoztató külön részletezi a számla alapú kifizetések dokumentumait és a számlákkal szembeni formai követelményeket. A kedvezményezett nevére és címére kiállított bizonylat, a teljesítés igazolhatósága, a pénzügyi teljesítés és az előírt záradékolás mind olyan elem lehet, amelyet ellenőriznek.

8. Nem lehet kettős finanszírozás, és minden kapcsolódó szabályt be kell tartani

Ugyanazt az elszámolható költséget nem finanszírozhatja két külön projekt vagy két külön uniós forrás. A kettős finanszírozás tilalma alapvető. Emellett az elszámolhatóság feltétele a vonatkozó közbeszerzési, állami támogatási, környezetvédelmi, esélyegyenlőségi és más horizontális szabályok betartása is.

Egy költség tehát akkor is problémás lehet, ha maga a termék vagy szolgáltatás indokolt és megfelelő áron került beszerzésre, de a beszerzés eljárása, a szállító kiválasztása vagy a dokumentálás nem felelt meg a pályázati szabályoknak.

9. Ellenőrizzük a nem elszámolható költségek listáját is

Az Elszámolási Útmutató külön fejezetben sorolja fel a bármely alap esetén nem elszámolható tételeket, és a felhívás ezt további elemekkel bővítheti. Általános példa lehet a levonható áfa, egyes finanszírozási költségek, bírságok és kötbérek, bizonyos jutalomjellegű kifizetések vagy más kifejezetten kizárt tételek. Egy adott projektben azonban mindig a konkrét felhívás listája is irányadó.

Gyors 8 pontos elszámolhatósági teszt

Összefoglalás

Az elszámolhatóság több feltétel együttes teljesülését jelenti. A legjobb módszer nem az, hogy a kifizetési kérelem beadásakor próbáljuk eldönteni, elfogadható-e egy számla, hanem az, hogy már a beszerzés és szerződéskötés előtt végigfuttatjuk az elszámolhatósági tesztet. Megfelelő költségsor, időzítés, piaciár-alátámasztás, független szállító, teljes dokumentáció és szabályos pénzügyi teljesítés együtt ad biztonságot. Ezzel jelentősen csökkenthető a hiánypótlás, a költségcsökkentés és a szabálytalansági kockázat.

ActiveTender tipp: a jogosultsági és elszámolási kockázatokat érdemes még a támogatási kérelem beadása előtt átvilágítani. Egy korai ellenőrzéssel sok olyan hiba kiszűrhető, amelyet később már hiánypótlással sem lehet biztonságosan korrigálni.